個人情報に関する取扱いについて（個人情報保護に関する基本方針）
個人情報に係る法令等の遵守
弊社は、個人情報保護の重要性に鑑み、また、保険代理業に対する社会の信頼をより向上させるため、個人情報の保護に関する法律（個人情報保護法）その他の関連法令、関係官庁からのガイドライン等を遵守して、個人情報を適正に取扱うとともに、安全管理について適切な措置を講じます。
個人情報の取扱いに関する基本方針
弊社は、個人情報の保護を重要な社会的責務と認識し、個人情報の取扱いが適正に行われるように従業者への指導・教育を徹底し、厳正かつ適切な取扱いが行われるよう取り組んでまいります。また、個人情報の取扱いに関する苦情・相談に迅速に対応し、弊社の個人情報の取扱いおよび安全管理に係る適切な措置については、適宜見直しと改善を行ってまいります。
- １．個人情報の取得
- 弊社は、業務上必要な範囲内かつ適法で公正な手段により個人情報を取得します。
- ２．個人情報の利用目的
- 弊社は、取得した個人情報を、弊社業務の遂行に必要な範囲内で利用し、それ以外の目的に利用することはありません。弊社における個人情報の利用目的は、次のとおりです。
- ①弊社が委託を受けた生命保険会社および損害保険会社の各種商品の募集と、それらに付帯・関連するサービスの提供。
- ②ご契約の維持・管理、その他アフターサービス等に関連・付随する業務。
- ③弊社の業務に関する情報提供。
- ④その他保険代理店業務に関連・付随する業務。
上記の利用目的を変更する場合には、弊社のホームページ（URL：https://www.life-smile.net/）等により公表します。また、弊社に対し保険募集業務の委託を行う保険会社の利用目的は、それぞれの保険会社のホームページ（下記）に記載してあります。
- ３．取得方法の例示について
- 弊社は、以下の方法・書類等により個人情報を取得させていただきます。
- ①保険に関するコンサルティング、保険設計書・申込書作成のため、お客様へのヒアリング。
- ②お客様の同意により行われる、保険会社を含む業務提携先よりの案件（情報）のデータ提供。
- ③保険契約締結時にご提出（ご提供）いただく申込書・告知書、その他ご契約に必要な書類。
- ④保険金・給付金等の請求時にご提出いただく請求書、その他請求手続きに必要な書類。
- ⑤ご契約に関する各種変更等のお手続きの際にご提出いただく請求書、その他ご契約の維持管理の手続きに必要な書類。
- ⑥各種商品・サービスおよび弊社業務に関する情報提供のためにご記入いただく当社所定の書類。
- ４．利用方法の例示について
- 弊社の取扱う生命保険・損害保険およびこれらに付帯・関連するサービスの提供にあたっては、以下の業務等において個人情報を利用させていただきます。
- ①弊社が委託を受ける保険会社の各種商品・サービスのご案内。
- お客様への連絡または訪問。
- 保険に関するコンサルティング、各種保険商品・付帯サービスのご案内、保険設計書・申込書の作成等。
- 本人確認。
- ②保険金・給付金等のご請求、ご契約に関する各種変更手続き、その他ご契約の維持管理に係る保全。
- 保険金・給付金等の請求手続き。
- ご契約に関する各種変更手続き、その他お客様からのお申し出への対応。
- 収納関連業務。
- 本人確認。
- ③弊社が行う業務に関する情報提供、サービス品質向上のために取得するアンケート。
- セミナー等の開催に関するご案内、その他弊社が提供するサービスについてのご案内。
- サービス品質向上のために取得するアンケートの送付。
- ④その他保険に関連・付随する業務。
- ５．個人データの安全管理措置
- 弊社は、取扱う個人データの漏洩、滅失またはき損の防止、その他の個人情報の安全管理のため、安全管理に関する取扱規程等の整備および実施体制の整備等、十分なセキュリティ対策を講じるとともに、利用目的の達成に必要とされる正確性・最新性を確保するために適切な措置を常に講じています。万が一、個人情報に関する事故が発生した場合には、迅速かつ適切に対応致します。
具体的な安全管理措置については、以下のとおりです。
- ①基本方針の策定
弊社は、個人データの適正な取扱いの確保のため、「関係法令・ガイドライン等の遵守」についての基本方針を策定しています。
- ②個人データの取扱に係る規程の整備
弊社は、取得・入力、利用・加工、保管・保存、移送・送信、消去・廃棄等の段階ごとに、取扱方法、責任者・管理者・取扱者およびその任務等について、個人データの取扱規程を策定しています。
- ③組織的安全管理措置
弊社は、個人データの取扱いに関する責任者を設置するとともに、個人データを取扱う従業者および当該従業者が取扱う個人データの範囲を明確化し、法令や取扱規程に違反している事実またはその疑いがあった場合の責任者への報告体制を整備しています。
- ④人的安全管理措置
弊社は、個人データの取扱いに関する遵守事項について顧客情報管理規則に定めており、従業者に定期的な研修を実施しています。また、従業者の個人データ等の秘密保持について、その義務を従業者が負うことを就業規則で定めています。
- ⑤物理的安全管理措置
弊社は、従業者の使用する機器等の制限を行うとともに、権限を有しない者による個人データの閲覧を防止する措置を実施しています。また、個人データを取扱う機器、電子媒体および書類の盗難または紛失等を防止するための措置を講ずるとともに、当該機器または電子媒体を持ち運ぶ場合、第三者により容易に個人データが閲覧出来ないよう措置を講じています。
- ⑥技術的安全管理措置
弊社は、アクセス制御を実施して、取扱者ごとに取扱う個人情報データベース等の範囲を限定しています。また、個人データを取扱うシステムには、外部からの不正アクセスまたは不正ソフトウェアから保護する措置が取られております。
- ６．個人データの第三者への提供
- 弊社は、個人情報を第三者に提供するにあたり、以下の場合を除き、ご本人様の同意なく第三者に個人情報を提供しません。
- ①法令に基づく場合。
- ②代理店の業務遂行上必要な範囲で、個人情報を代理店の業務委託先に提供する場合。
- ③人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき。
- ④公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき。
- ⑤国の機関もしくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき。
- ７．センシティブ情報のお取扱い
- 弊社は、要配慮個人情報並びに労働組合への加盟、門地、本籍地、保健医療及び性生活に関する情報（「センシティブ情報」といいます。）については、法令・諸規則に定められた場合のほか、原則として取得、利用または第三者提供を行いません。また、適切な業務運営を確保する必要から、センシティブ情報を取得、利用または第三者提供する場合には、ご本人様から同意を得るものとし、厳正な取扱いを行います。
- ８．個人情報の開示・訂正、利用停止・削除等
- 弊社は、お客様から個人情報の開示・訂正（訂正・追加）、利用停止・削除等に関するご請求があった場合は、ご本人様からのご請求であることの確認をとったうえで、弊社業務に著しい支障をきたさない限りにおいて、適切に対応させていただきます。ご要望にお応えできない場合には、ご本人様に理由をご説明致します。
- ９．弊社に対するご照会
- 個人情報の取扱いに関する相談・苦情等各種お問い合わせは、下記の弊社本支社にて承ります。なお、お問い合わせがご本人様からであることを確認させていただいたうえで対応させていただきますので、あらかじめご了承願います。